Ferien, Krankheitsausfälle, private Anlässe und kurzfristige Änderungen gehören im Arbeitsalltag dazu. Damit die Betreuung der Bewohnenden trotzdem verlässlich bleibt, braucht es eine gute Planung, viel Flexibilität und ein Team, das füreinander einsteht. 

Dienstplanung im Wohnheim ist nie ganz abgeschlossen. Auch wenn der Einsatzplan steht, kann sich im Alltag schnell etwas ändern. «Die Planung gelingt nur dank eines super Teams, sonst würde das nicht gehen», sagt Cornelia Epprecht, Angebotsleiterin Birkenhof. Sie erlebt, dass die Mitarbeitenden sehr aufeinander achten und füreinander einspringen würden. «Wenn sie das nicht machen würden, hätten wir keine Chance.» 

Damit bei Ausfällen schnell reagiert werden kann, arbeitet das Team mit einer Liste. Darauf steht, wer grundsätzlich wann einspringen könnte, zum Beispiel im Tag- oder Nachtdienst. Auch fixe freie Zeiten sind vermerkt, etwa wenn jemand regelmässig an einem bestimmten Abend nicht arbeiten kann.  

Zusätzlich können Mitarbeitende pro Monat fünf Grundwünsche angeben, die in der Planung berücksichtigt werden. Das kann zum Beispiel ein freier Tag für ein Familienfest sein, ein regelmässiger Termin für die Teilnahme in einem Verein oder ein Abend, an dem jemand fix nicht arbeiten kann.

Zwei Monate voraus planen 

Die Einsätze der FaGe- und FaBe-Mitarbeitenden werden im Birkenhof jeweils zwei Monate im Voraus geplant. Noch früher zu planen, sei schwierig: Viele Mitarbeitende wüssten dann noch gar nicht, welche privaten Termine anstehen. Am Ende müsste deshalb wahrscheinlich wieder viel getauscht werden 

Die Grundplanung wird von den Teamleiter:innen erstellt. Danach schaut Cornelia nochmals darüber, nach dem Vieraugenprinzip. Erst dann wird der Plan an die Fachpersonen verschickt. Dieser Plan ist ab dem Versand gültig. Wenn später doch noch Änderungen nötig sind, werden die betroffenen Personen zuerst konsultiert und miteinbezogen.

Viele Wünsche, viele Puzzleteile 

Die Dienstplanung sei in den letzten Jahren komplexer geworden. «Es sind mehr Wünsche da als früher», sagt Cornelia. Zudem gebe es mehr Mitarbeitende mit kleineren Pensen oder mit Anstellungen bei verschiedenen Arbeitgebern. 

Wenn möglich, werden die Arbeitseinsätze der einzelnen Fachpersonen in Blöcken geplant: mehrere Tage arbeiten, danach mehrere Tage frei. Das sei für viele Mitarbeitende erholsamer als einzelne freie Tage zwischen mehreren Diensten. Gleichzeitig müssen Freiwünsche, Bürotage, Ressortaufgaben und die Bedürfnisse des Betriebs zusammenpassen. «Die Planung unter Berücksichtigung aller Aspekte ist wie ein Puzzle», erklärt Cornelia.

Wenn morgens jemand ausfällt 

Kurzfristige Ausfälle lassen sich nicht einfach im Hintergrund einplanen. Wenn am Morgen jemand krankheitsbedingt ausfällt, muss spontan reagiert werden. Vielleicht bleibt der Nachtdienst etwas länger, bis der Spätdienst kommt. Vielleicht kann jemand aus der Region einspringen oder eine Springer:in aus der Stiftung unterstützt kurzfristig. 

Auch Bürodienste vom Betreuungsteam können kurzfristig angepasst werden, um Ausfälle zu kompensieren. Mitarbeitende, die eigentlich an Ressortaufgaben wie Medikamenten, Aussenbereichen oder Räumen arbeiten würden, können vor dem Bürodienst in die Betreuung wechseln. Wenn nötig, springt auch die Teamleitung ein. 

Dass jemand ganz kurzfristig für einen Frühdienst einspringen müsse, kommt laut Cornelia allerdings sehr selten vor.

Was gute Planung ausmacht 

Eine gute Planung zeigt sich nicht daran, dass nie etwas dazwischenkommt. Sie zeigt sich darin, dass trotz Änderungen möglichst viele Abmachungen eingehalten werden können. 

«Für mich persönlich ist es gute Planung, wenn wir keine externe Unterstützung über ein Jobbüro oder temporäres Büro brauchen», sagt Cornelia nach etwas Überlegung. Dafür brauche es nicht nur einen guten Plan, sondern vor allem Menschen, die mitdenken, flexibel bleiben und einander unterstützen: «Ein grosses Dankeschön an die Teamleiter:innen und unsere Teams für den Einsatz und die Flexibilität. Ohne dieses Miteinander wäre vieles nicht möglich.»

Severin Kolb, Marketing & Kommunikation 

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